Pokud provozujete prodejnu potravin, pravděpodobně velmi dobře znáte tuto situaci: celý den pípá pokladna, zákazníci přicházejí a odcházejí, hotovost stále přibývá… ale na konci měsíce, když otevřete účetnictví, žádný zisk se neukáže. Některé měsíce dokonce skončíte ve ztrátě, aniž byste věděli proč.
Většina majitelů obchodů nekrachuje proto, že by neuměla prodávat – ale proto, že nedokáže řídit zásoby. Nesprávně prováděná inventura je největší „únik“, který vám pomalu vysává peníze, aniž byste si toho všimli.
Tento článek představuje praktickou a jednoduchou metodu pravidelné inventury, která je speciálně vhodná pro prodejny potravin a pomůže vám téměř úplně omezit ztráty způsobené rozdíly ve skladu.
Proč jsou prodejny potravin náchylné ke ztrátám, aniž by si toho majitel všiml
Na rozdíl od podnikání, která prodávají jen několik málo pevných položek, mají prodejny potravin často stovky nebo dokonce tisíce položek (SKU).
Každý den prodáváte, přijímáte nové zboží, řešíte vratky, spouštíte akce a přesouváte zboží s blížící se dobou spotřeby. Pokud se tyto činnosti zaznamenávají do sešitu nebo se spoléhá pouze na paměť, skutečný stav zásob a evidovaný stav se téměř nikdy neshodují.
Největším nebezpečím nejsou jednotlivé chybějící kusy. Největším problémem je to, že vůbec nevíte, kde ke ztrátě došlo. Nedokážete určit, zda ke ztrátě došlo kvůli chybě v hotovosti na pokladně, špatně převzaté dodávce, chybě zaměstnance, poškození zboží, expiraci nebo prostě jen špatnému zadání dat. Čím déle tento stav trvá, tím větší rozdíly vznikají – a ve chvíli, kdy je konečně odhalíte, je už často pozdě dohledat skutečnou příčinu.
Pravidelná inventura není o hledání viníka – ale o ochraně vašich peněz
Mnoho majitelů se inventuře vyhýbá, protože si myslí, že je časově náročná, že budou muset zavřít obchod na půl dne a že vzniknou konflikty se zaměstnanci.
Ve skutečnosti inventura není o obviňování. Je o tom, že si vezmete zpět kontrolu nad svým majetkem.
Zboží na regálech jsou vaše peníze, které neleží v pokladně. Pokud přesně nevíte, kolik zásob skutečně máte, podnikáte prakticky naslepo.
Nejdůležitější tip: inventura podle systému, ne podle pocitu
Největší chybou mnoha prodejen potravin je, že inventuru provádějí teprve tehdy, když „mají pocit, že je něco špatně“. V té době už se ztráty hromadí velmi dlouho. Prvním klíčem k téměř úplnému omezení ztrát je zavedení pevného harmonogramu pravidelné inventury. U malých a středně velkých prodejen potravin je obvykle rozumné provádět:
- kompletní inventuru jednou měsíčně,
- a týdenní kontrolu nejprodávanějších položek.
Ještě důležitější než samotná četnost je, aby byl postup jednotný a založený na datech.
Musíte znát dvě hodnoty: kolik kusů uvádí systém a kolik kusů se skutečně nachází na regálu.
Pouze porovnáním těchto dvou čísel můžete odhalit rozdíly – a právě zde ruční evidence nejčastěji selhává.
Proč sešit a Excel nezabrání ztrátám
Pokud prodáváte pomocí samostatné pokladny, příjem zboží zapisujete ručně a teprve později vše přepisujete do Excelu, jsou vaše data o skladu už od začátku zastaralá.
Nemáte přehled v reálném čase o tom:
- které položky se prodávají rychleji, než jste čekali,
- které zboží dochází,
- nebo u kterých položek vzniká záporný stav.
Když pak přijde den inventury, zůstane vám jen hromada nepřehledných čísel, kterým nelze plně důvěřovat.
Právě toto zpoždění způsobuje, že mnoho obchodů zjistí chybějící zboží až po několika týdnech nebo měsících – a v té chvíli je už téměř nemožné dohledat příčinu.
Efektivní řízení zásob funguje jen tehdy, když jsou prodej a sklad propojené
Aby inventura skutečně fungovala, musí se každý prodej a každé naskladnění okamžitě promítnout do stavu zásob. Proto stále více prodejen potravin přechází na pokladní systémy propojené se skladem místo ruční evidence. S řešením, jako je Gokasa, se při každém prodeji na pokladně automaticky sníží stav dané položky. Každá dodávka od dodavatele naopak zvýší sklad o přesně přijaté množství. V den inventury už nemusíte ručně sčítat všechny zápisy. Jednoduše porovnáte fyzický stav se stavem, který vidíte v systému. Jakmile se objeví rozdíl, okamžitě víte, u které položky vznikl.
Funkce řízení zásob v Gokase vám pomohou sledovat každou položku
Jednou z největších výzev pro prodejny potravin je správa velkého množství položek s nízkou cenou, které se rychle otáčejí, ale dohromady představují výraznou část ztrát. Systém umožňuje sledovat zásoby podle jednotlivých SKU, jednotek i jednotlivých příjmů zboží.
U každého produktu si můžete zobrazit kompletní historii příjmů a výdejů a přesně zjistit, kdy k rozdílu došlo. Při samotné inventuře jednoduše zadáte skutečně spočítané množství a systém automaticky vytvoří přehled rozdílů mezi fyzickým stavem a evidencí. Už nemusíte procházet desítky stránek záznamů, abyste našli chybějící zboží. Navíc snadno identifikujete položky s vysokou mírou rozdílů a můžete upravit způsob vystavení, skladování nebo samotný proces prodeje.
Software nestačí, pokud inventuru neprovádíte pravidelně
Je třeba si říct jednu nepříjemnou pravdu: software nenahrazuje inventuru – pouze ji dělá rychlejší, přesnější a použitelnější pro rozhodování. Pokud inventuru provádíte jen jednou za tři až šest měsíců, nepomůže vám žádný nástroj, jakkoli kvalitní, skutečně odhalit příčiny ztrát. Když však inventuru provádíte pravidelně podle pevného harmonogramu, rozdíly zůstávají malé a snadno dohledatelné. Díky tomu lze mnohem snáze určit, zda problém souvisí s konkrétní směnou, zaměstnancem nebo dodávkou zboží. Pravidelnost je skutečným klíčem ke snížení ztrát téměř na nulu.
Když jsou zásoby transparentní, zaměstnanci pracují lépe
Mnoho majitelů zaznamenalo výraznou změnu chování zaměstnanců poté, co zavedli systémové řízení zásob. Když je každý produkt sledován v systému a každá inventura vytváří přehledná data, zaměstnanci vědí, že rozdíly lze zpětně dohledat. Nevytváří to negativní tlak – naopak to podporuje pečlivější a zodpovědnější přístup při každém prodeji i při příjmu zboží.
Závěr: chcete-li zabránit ztrátám až z 99 %, začněte u skladu – ne u tržeb
Mnoho majitelů se soustředí na to, jak více prodávat, spouštět více akcí a získávat nové zákazníky – ale zapomínají na zásoby. Přitom právě správná kontrola skladu chrání vaše peníze u samotného zdroje. Skutečné tajemství efektivní pravidelné inventury v prodejnách potravin nespočívá v tom, že budete počítat rychleji. Spočívá v tom, že máte přesný systém, který vám umožní včas porovnat evidovaný stav se skutečností a odhalit rozdíly. Díky funkcím řízení zásob se inventura stává jednoduchým, přehledným a velmi účinným procesem. Pokud opravdu chcete přestat zažívat situaci, kdy „hodně prodáváte, ale peníze nevidíte“, začněte standardizací svého procesu inventury ještě dnes.