Việc lựa chọn hệ thống POS (máy tính tiền) là một quyết định quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một hệ thống phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa công việc tài chính và hỗ trợ tăng trưởng. Ngược lại, lựa chọn sai có thể dẫn đến chi phí không cần thiết và nhiều rắc rối. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất – và cách bạn có thể tránh.
1. Không chọn theo ngành nghề kinh doanh
Không có giải pháp “một cho tất cả”. Nhu cầu của nhà hàng khác hẳn so với cửa hàng bán lẻ hay dịch vụ.
Nhu cầu theo từng ngành:
- Nhà hàng: quản lý bàn, menu, máy in bếp, tùy chỉnh món ăn
- Bán lẻ: quản lý kho, máy quét mã vạch, kiểm soát hàng tồn
- Dịch vụ: hệ thống đặt lịch, quản lý khách hàng, xuất hóa đơn
- Bán buôn: chức năng B2B, chiết khấu số lượng, chế độ thuế phức tạp
Giải pháp: Lập danh sách chi tiết các tính năng bạn thực sự cần. Dùng thử bản demo và tham khảo ý kiến từ doanh nghiệp cùng ngành.
2. Xem nhẹ sự đơn giản khi sử dụng
Ngay cả hệ thống tốt nhất cũng vô dụng nếu người dùng không thể thao tác nhanh chóng. Nhiều doanh nghiệp chỉ chú ý đến thông số kỹ thuật mà quên đi trải nghiệm thực tế. Hệ thống phức tạp và khó hiểu làm giảm hiệu quả, tăng nguy cơ sai sót và gây rắc rối khi gặp sự cố như mất điện.
Dấu hiệu của hệ thống POS kém:
- Quá nhiều bước cho các thao tác cơ bản
- Menu rối rắm, điều hướng khó hiểu
- Thường xuyên “treo máy” hoặc phản hồi chậm
- Cần đào tạo quá lâu
Giải pháp: Hãy thử trước khi mua. Một POS trực quan phải đủ đơn giản để ai cũng dùng được mà không cần đào tạo dài ngày.
3. Bỏ qua yêu cầu pháp lý
Nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp độ phức tạp của luật pháp và chọn hệ thống không đáp ứng đủ yêu cầu, dẫn đến bị phạt hoặc phải thay mới.
Yêu cầu pháp lý chính:
- Hỗ trợ EET (nếu áp dụng lại)
- Tương thích với chuẩn kế toán
- Tuân thủ GDPR và bảo mật dữ liệu
- Báo cáo thuế tự động
Giải pháp: Đảm bảo hệ thống POS luôn cập nhật và tuân thủ đầy đủ.
4. Không tính đến sự phát triển trong tương lai
Doanh nghiệp mới thường chọn giải pháp rẻ nhất cho nhu cầu hiện tại. Nhưng khi phát triển, họ phát hiện POS không đáp ứng được nhiều chi nhánh, số lượng giao dịch lớn hơn hoặc tích hợp với cửa hàng online.
Giải pháp: Chọn hệ thống có khả năng đáp ứng gấp 3 lần nhu cầu hiện tại. Giải pháp dựa trên cloud như Gokasa linh hoạt và mở rộng dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển.
5. Xem nhẹ chất lượng dịch vụ & hỗ trợ
Ngay cả hệ thống tốt nhất cũng có thể gặp sự cố. Nếu nhà cung cấp không hỗ trợ kịp thời, bạn sẽ mất doanh thu và khách hàng.
Những yếu tố cần đánh giá:
- Khả năng hỗ trợ (tốt nhất 24/7)
- Tốc độ phản hồi với sự cố
- Kênh liên hệ (điện thoại, chat, hỗ trợ từ xa)
- Chất lượng giải pháp và thái độ hỗ trợ
Giải pháp: Chọn nhà cung cấp là đối tác thực sự, đảm bảo phản hồi nhanh và dịch vụ chất lượng.
Gokasa mang đến hỗ trợ nhanh chóng và đáng tin cậy, giúp bạn không bao giờ đơn độc.
Kết luận
Chọn hệ thống POS không chỉ là vấn đề giá hay số lượng tính năng. Đây là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hàng ngày, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng. Nếu tránh được 5 sai lầm trên, bạn sẽ có hệ thống hỗ trợ phát triển doanh nghiệp.
Đó chính là lý do Gokasa ra đời – một hệ thống POS hiện đại, đơn giản, tuân thủ pháp luật, dễ mở rộng và luôn có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp. Với Gokasa, bạn có thể tập trung vào điều quan trọng nhất – khách hàng và sự phát triển kinh doanh.
Dùng thử demo tại Gokasa.