Trong chuỗi bài viết “Khám phá toàn bộ tính năng phần mềm Gokasa”, hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một tính năng thiết yếu giúp chủ cửa hàng quản lý hoạt động bán hàng một cách chính xác và minh bạch: Lịch sử giao dịch.
Tất cả giao dịch được ghi lại đầy đủ
Tại mục Lịch sử giao dịch, bạn sẽ thấy toàn bộ các giao dịch đã được tạo ra trên hệ thống, từ đơn hàng nhỏ lẻ đến những giao dịch phức tạp hơn. Mỗi giao dịch đều đi kèm với:
- Mã EAN
- Ngày và giờ thực hiện giao dịch
- Tên nhân viên thực hiện
- Tổng số tiền của đơn hàng
- Hình thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, máy nhận, vé ăn, chuyển khoản…
Nhờ đó, bạn dễ dàng tra cứu và kiểm tra từng giao dịch trong bất kỳ thời điểm nào, dù là để giải đáp thắc mắc của khách hàng hay rà soát doanh thu.
Giải mã biểu tượng và màu sắc – Giao diện trực quan, dễ hiểu
Bên cạnh mỗi dòng giao dịch, bạn sẽ thấy các biểu tượng hình tròn nhỏ có chứa chữ cái, đại diện cho trạng thái hoặc đặc điểm của đơn hàng. Khi di chuột hoặc bấm vào, bạn sẽ thấy các ý nghĩa tương ứng, ví dụ:
- D – Đơn hàng có áp dụng giảm giá
- X – Có hủy mặt hàng trong đơn
- S – Giao dịch đã bị hủy
Màu sắc của dòng giao dịch cũng giúp bạn nhận diện nhanh trạng thái:
- Xanh lá – Hóa đơn có áp dụng giảm giá
- Đỏ – Hóa đơn đã bị hủy
- Cam – Hóa đơn có tổng tiền âm, thường dùng để trừ cho hóa đơn bị hủy
- Tím – Hóa đơn có giá trị âm hoặc bằng 0
Nhờ đó, chỉ cần liếc qua bạn đã có thể đánh giá được tình trạng giao dịch mà không cần mở chi tiết từng mục.
In lại hóa đơn dễ dàng khi khách cần
Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn sau khi đã thanh toán, bạn hoàn toàn có thể in lại hóa đơn ngay tại mục “Lịch sử giao dịch” chỉ với một thao tác đơn giản. Điều này không chỉ tiện lợi mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của cửa hàng.
Các phân loại giao dịch ở cuối màn hình
Bên dưới phần Lịch sử giao dịch, hệ thống chia các giao dịch thành ba loại phụ, giúp bạn dễ dàng kiểm soát:
1. Giao dịch chưa gửi
Là những giao dịch chưa được đồng bộ với máy chủ, nghĩa là chúng chỉ tồn tại trên thiết bị bán hàng nhưng chưa có trên hệ thống trung tâm. Đây là điều cần lưu ý nếu bạn làm việc offline hoặc mất kết nối.
2. Giao dịch sai đồng bộ
Bao gồm các giao dịch bị trùng lặp hoặc chứa lỗi nghiêm trọng khiến hệ thống không thể xử lý được. Những giao dịch này nên được kiểm tra và xử lý kỹ càng để tránh sai sót về sau.
3. Giao dịch ngoài tài chính
Là những giao dịch không ảnh hưởng đến dòng tiền, như giao dịch thử nghiệm, huỷ bỏ hoặc điều chỉnh kỹ thuật. Bạn hoàn toàn có thể xem chi tiết và xóa những giao dịch không cần thiết để làm sạch dữ liệu.
Kết luận
Lịch sử giao dịch trong phần mềm Gokasa không chỉ là nơi lưu trữ thông tin, mà còn là công cụ kiểm soát và minh bạch hóa toàn bộ quá trình bán hàng. Nhờ giao diện thân thiện, các ký hiệu rõ ràng và khả năng phân loại giao dịch thông minh, bạn có thể dễ dàng tra soát, xử lý sự cố và phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất.
Theo dõi series “Khám phá mọi tính năng của Gokasa”
Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo trong loạt “Khám phá mọi tính năng của phần mềm Gokasa” để từng bước làm chủ hệ thống bán hàng và nâng tầm hiệu quả kinh doanh của bạn!
Thử ngay chức năng này tại đây.