Bạn vừa bắt đầu kinh doanh và đang phân vân: có cần mở tài khoản kinh doanh ngay không, hay dùng tạm tài khoản cá nhân cũng được?
Thực tế là, bạn nên mở tài khoản kinh doanh – ít nhất là khi muốn quản lý rõ ràng tiền từ kinh doanh và tránh rắc rối về thuế hay kế toán. Trong bài viết này, mình sẽ giải thích lý do tại sao, bạn cần chuẩn bị những gì, cách chọn ngân hàng phù hợp và chi phí ra sao, để việc mở tài khoản trở nên dễ dàng và không mất thời gian.
Tại sao nên có tài khoản kinh doanh
Tài khoản kinh doanh mang lại cho bạn nhiều lợi ích. Trước hết, nó giúp bạn quản lý tài chính rõ ràng hơn. Nếu tất cả thu nhập và chi tiêu liên quan đến kinh doanh đều đi vào tài khoản cá nhân, bạn sẽ rất dễ bị rối. Với tài khoản kinh doanh, bạn luôn nhìn thấy rõ mình kiếm được bao nhiêu và chi bao nhiêu cho hoạt động kinh doanh.
Một lý do khác là về kế toán và thuế – dù bạn tự làm hay thuê kế toán viên. Việc tách bạch giao dịch giúp việc kê khai thuế đơn giản hơn, ít nhầm lẫn hơn.
Một lợi thế lớn nữa là trong trường hợp bạn có máy trả thẻ trong cửa hàng của mình. Tất cả doanh thu từ cửa hàng sẽ được chuyển thẳng vào tài khoản gắn với IČO. Nhờ đó, dễ dàng chứng minh đây là doanh thu kinh doanh, không bị nhầm lẫn với chi tiêu cá nhân. Bạn cũng tránh được rắc rối khi bị cơ quan thuế kiểm tra.
Ai thực sự cần tài khoản kinh doanh
Đối với hộ kinh doanh cá thể (OSVČ), luật không bắt buộc phải có tài khoản kinh doanh. Tuy nhiên, nó sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn – ví dụ khi cần chứng minh với cơ quan thuế giao dịch nào là cá nhân, giao dịch nào thuộc kinh doanh.
Đối với công ty (đặc biệt là s.r.o. hoặc công ty cổ phần), tài khoản kinh doanh là bắt buộc. Không có nó, công ty thậm chí không thể chính thức bắt đầu hoạt động vì vốn điều lệ phải được nộp vào tài khoản mở dưới tên công ty.
Cần chuẩn bị những giấy tờ gì
Khi mở tài khoản, bạn sẽ cần xuất trình một số giấy tờ. Ngân hàng luôn yêu cầu căn cước công dân (občanký průkaz hoặc povolení k pobytu). Nếu bạn là OSVČ, cần thêm giấy phép kinh doanh. Nếu mở tài khoản cho công ty, cần có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và điều lệ công ty hoặc hợp đồng thành lập. Ngoài ra, mã số kinh doanh (IČO) và mã số thuế (DIČ) cũng là bắt buộc. Một số ngân hàng có thể yêu cầu hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy tờ bổ sung khác.
Chọn ngân hàng nào
Trên thị trường hiện nay, có nhiều ngân hàng cung cấp tài khoản doanh nghiệp với các gói dịch vụ và mức phí khác nhau. Các ngân hàng lớn như Česká spořitelna, Komerční banka, ČSOB hay Raiffeisenbank được nhiều người biết đến và lựa chọn, nhưng phí duy trì tài khoản thường cao hơn.
Nếu bạn muốn một giải pháp tiết kiệm hơn, các ngân hàng nhỏ như Fio hay Air Bank cung cấp tài khoản với phí thấp hoặc thậm chí miễn phí
Nếu bạn kinh doanh quốc tế, nên cân nhắc giải pháp trực tuyến như Revolut Business hoặc Wise Business. Các dịch vụ này có điều kiện ưu đãi cho thanh toán quốc tế và hỗ trợ quản lý nhiều loại tiền tệ.
Quy trình mở tài khoản
Thủ tục mở tài khoản khá đơn giản. Thông thường, bạn sẽ bắt đầu bằng cách nộp đơn online hoặc trực tiếp tại chi nhánh. Sau đó ký hợp đồng, nộp các giấy tờ cần thiết và ngân hàng sẽ cấp cho bạn số tài khoản cùng thông tin đăng nhập vào ngân hàng điện tử. Chi phí mở tài khoản sẽ phụ thuộc vào ngân hàng bạn chọn. Hiện nay, hầu hết các ngân hàng đều cung cấp tùy chọn mở tài khoản miễn phí.
Ở một số ngân hàng hiện đại, bạn có thể làm tất cả các bước online. Có lúc bạn sẽ cần đến chi nhánh ít nhất một lần. Khi tài khoản đã được kích hoạt, bạn có thể bắt đầu nhận thanh toán từ khách hàng – dù là chuyển khoản hay tiền từ máy POS.
Để việc đăng ký máy thanh toán thẻ trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng dịch vụ của Gokasa. Gokasa cung cấp đăng ký máy thanh toán miễn phí với các gói cước ưu đãi, hợp tác trực tiếp với các ngân hàng lớn tại Séc để đảm bảo mức phí hợp lý nhất. Khi đăng ký qua Gokasa, bạn không cần lo lắng về thủ tục giấy tờ hay rào cản ngôn ngữ, vì đội ngũ sẽ hỗ trợ từ A đến Z, kể cả sau khi đăng ký xong. Ngoài ra, nếu sử dụng phần mềm bán hàng của Gokasa, máy thanh toán sẽ được kết nối trực tiếp với phần mềm, giúp quản lý doanh thu và thanh toán dễ dàng hơn.
Tóm lại
Tài khoản kinh doanh giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rắc rối và trong nhiều trường hợp là bắt buộc. Với hộ kinh doanh cá thể, tài khoản này không phải là bắt buộc, nhưng thực tế lại rất nên có – đặc biệt nếu bạn sử dụng máy trả thẻ và muốn quản lý rõ ràng doanh thu từ cửa hàng.
Việc mở tài khoản nhanh chóng, dễ dàng và trong nhiều trường hợp có thể thực hiện hoàn toàn online. Về chi phí, bạn có thể chọn giữa tài khoản trả phí hoặc miễn phí, nên luôn có giải pháp phù hợp cho mọi nhu cầu.